Je nach Bestand stimmen die Bibliothekar:innen oder das Team Langzeitarchivierung die Ablieferung an die Bibliothek mit den Produzentinnen und Produzenten ab. Für besondere Anforderungen an die Ablieferung hat die Technische Informationsbibliothek (TIB) Richtlinien veröffentlicht, zum Beispiel die Ablieferungsvereinbarung für BMBF-Forschungsberichte (Bundesministerium für Bildung und Forschung) oder für die Abgabe einer Dissertation.
Für alle abzuliefernden Bestände schließt das Team Langzeitarchivierung eine Übernahmevereinbarung mit dem zuständigen Erwerbungsteam oder direkt mit dem Datenlieferanten.
Die Erwerbungsteams bereiten in Zusammenarbeit mit dem Team Langzeitarchivierung im Pre-Ingest ihre Objekte für die Langzeitarchivierung auf. Mit Datenlieferanten, die direkt an das Team Langzeitarchivierung abliefern, vereinbart die das Team Langzeitarchivierung eine Datenstruktur für die Ablieferung.
Das unten stehende Prozessdiagramm Pre-Ingest beschreibt den Pre-Ingest-Prozess für Bestände, die direkt an die zuständigen Biblitoheksteams und an das Team Langzeitarchivierung abgeliefert werden.
Die so entstehenden Pakete werden in einem definierten Turnus vom Team Langzeitarchivierung übernommen und sind als Eingangspaketstrukturen beschrieben. Es sind folgende Eingangspaketstrukturen spezifiziert:
Vor jedem automatischen METS- oder CSV-Deposit eines Datenbestandes führt das Team Langzeitarchivierung eine Voranalyse durch, die mindestens folgende Schritte umfasst:
Prüfung des übernommenen Datenbestandes auf Vollständigkeit, Konformität mit der SIP-Spezifikation
Prüfung der erfassten strukturellen und rechtlichen Metadaten auf Vollständigkeit
Voranalyse des übernommenen Datenbestandes: Identifizierung und Validierung der Objekte, Dokumentation der Ergebnisse
Nach dem Ingest wird eine zweite Analyse durchgeführt; die Ergebnisse der beiden Analysen werden abgeglichen.