Template für Übernahmepolicies
| Theme | Übernahmepolicy |
|---|---|
| Name | Name der Übernahmepolicy |
| aktuelle Versionsnummer | X.X |
| aktuelle Version Datum | DD.MM.YYYY |
| Revisionsturnus | Ein Jahr nach dem letzten Verabschiedungsdatum der Policy oder, wenn Änderungen erforderlich werden |
| Revisionsdatum | Ein Jahr nach dem letzten Verabschiedungsdatum der Policy |
| Owner | verantwortliche Organisationseinheit |
| abgebende Stelle | Team / Organisation xyz |
| Zugehöriger Vertrag / Memorandum of Understanding | Vertragsname und Vertragsdatum |
| Freigegeben durch | Verantwortliche von beiden Seiten |
| Freigegeben am | DD.MM.YYYY |
| gültig für folgende Bestände | Bestands-ID |
1. Beschreibung der Datenablage
1.1 Inhalt
Beschreibung der Ablage (Ordnernamen/ Verzeichnisstruktur/ Pfadangaben), der darin abgelegten Materialarten, der jeweils geltenden Lizenztexte und –versionen.
1.1.1 Verzeichnisbaum der Ablagestruktur (ohne Datenpakete)
Verzeichnisbaum der Ablagestruktur ausgehend vom obersten Verzeichnis der Datenablage bis zur Ebene über den Datenpaketen.
Ein Datenpaket beinhaltet Dateien, je nach gewählter Überlieferungsart in mehreren Repräsentationen organisiert sowie ggf. zugehörige Metadaten als dc.xml und/oder source Metadaten.
Das Datenpaket kann nach einem externen Identifikator als Paketname benannt werden, welcher im Reporting ausgegeben wird. Zu jedem File ist eine MD5-Prüfsumme abzuliefern. Diese wird für die Integritätssicherung während des Datentransfers und der Übernahme in das digitale Langzeitarchiv genutzt, ist jedoch nicht Bestandteil des Archivpaketes.
| Gruppierungskriterium, z.B. Lizenzbedingung | Zugehöriger Bestands-ID |
|---|---|
| Kriterium1, z.B. CC-Lizenz | 123 |
| Kriterium2, z.B. gemeinfrei | Digitalisate_gemeinfrei |
| Kriterium 3, z.B. Lizenzvereinbarung XY | Verlagsliteratur_Lizenzvereinbarung_XY |
1.1.2 Übersicht über die Bestandsstruktur
| Pfad | Bestands-ID* | Bestand/Materialart | Teilbestand | Rechtsgrundlage der Archivierung | Nutzungsrecht | Dateien mit Passwortschutz |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Digitalisate_gemeinfrei | ||||||
| 123 | ||||||
| Verlagsliteratur_Lizenzvereinbarung_XY_mit_PW |
*Eine Bestands-ID entspricht einem Ingest-Prozess für Datenpakete mit identischer Ingest-Parametrisierung.
1.1.3 Lizenztexte und -versionen
Übersicht über die Lizenzbedingungen, die für die Objekte im Bestand gelten.
| Name der Lizenzbedingung | Zugehöriger Bestands-ID |
|---|---|
| CC-Lizenz | 123 |
| gemeinfrei | Digitalisate_gemeinfrei |
| Lizenzvereinbarung XY | Verlagsliteratur_Lizenzvereinbarung_XY |
1.2 Metadaten
Beschreibung der abgelieferten Metadaten (Nutzung der GVK-Schnittstelle, Beschreibung von weiteren Metadaten mit Metadatenstandard)
1.2.1 Nutzung der K10plus-Schnittstelle
| Bestands-ID | Nutzung der K10plus-Schnittstelle | Weitere Schnittstellen |
|---|---|---|
| ja/nein | ja/nein |
1.2.2 Weitere mitgelieferte Metadaten
| Bestands-ID | dc.xml | Source-Metadaten (Metadatenstandard) |
|---|---|---|
| ja/nein | Dublin Core/METS/MODS/EAD |
Mapping-Spezifikation
| Quell-Element als XPATH | Element-Beschreibung | Pflichtmetadatum in Lieferantenschema | Dublin Core-Element | Pflichtmetadatum in DC-Section | Umgang mit Kindelementen und CDATA | String building |
|---|---|---|---|---|---|---|
1.2.3 Metadata Profile
| Descriptive MD Elements | mandatory | DNX Section | DNX Element | mandatory |
|---|---|---|---|---|
1.3 Struktur
Struktur der Datenpakete in der Datenablage (vereinbarte Struktur und Verantwortlichkeiten)
1.3.1 Datenmodell der vereinbarten Datenstruktur(en)
Verantwortlich für die Erstellung der vereinbarten Datenstruktur ist die abgebende Stelle. Das Team Langzeitarchivierung der TIB überprüft die abgegebenen Pakete auf Konformität mit der vereinbarten Datenstruktur. Nicht übereinstimmende Pakete weist das Team Langzeitarchivierung an die abgebende Stelle zurück.
Generisches Datenmodell (1-n)
1.3.2 Zuordnung von Beständen zur entsprechenden SIP-Spezifikation
| Bestands-ID | SIP-Spezifikation |
|---|---|
| 1 Datei mit Identifier | |
| 1-n Repräsentationen mit 1-n Dateien oder komplexe Dateiablagen | |
| 1-n Dateien mit Metadaten über OAI-Schnittstelle | |
2. Konfiguration und Ingestparametrisierung
Zuordnung der Bestandsstruktur in der Datenablage der abgebenden Stelle zur Ingestparametrisierung im Langzeitarchivierungssystem
| Bestands-ID | Bestand | Teilbestand | Institution | Department | Producer | dcterms:license | Boilerplate | Material Flow | Approval Group | User Defined A | User Defined B | IE Entity Type | Status | Material Type | Access Right | Validation Task | Enrichment Routine |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Digitalisate_gemeinfrei | Digitalisate | gemeinfrei | XYZ | Retrodigitalisierung | XYZ Retrodigitalisierung | XYZ_gemeinfrei_nach_§_64_UrhG | Uebernahmevereinbarung_mit_XYZ | METS_Deposit | Default | XYZ_Digitalisate | --- | Book | Active | Digitalisat | Keine Beschränkgung | Full | abhängig von 1.2.1 |
3. Repräsentationen
Beschreibung der zu erfassenden Repräsentationen (Name der Repräsentation, Inhalt, Zuordnung von Dateien/Verzeichnissen aus dem Bestand zu den Repräsentationen)
| Repräsentation | Beschreibung |
|---|---|
| MASTER | Originaldateien |
| MODIFIED_MASTER | vor dem Ingest modifizierte Kopie der Originaldateien |
| DERIVATIVE_COPY | Nutzungskopie |
| OCR | OCR |
| ... | Weitere Repräsentationen können angelegt werden. |
| Bestands-ID | MASTER | MODIFIED_MASTER | DERIVATIVE_COPY | OCR | Weitere Repräsentationen | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Inhalte | Digitalisate_gemeinfrei | TIFF-Dateien | --- | JPEG-Dateien | XML-Dateien mit OCR | --- |
| 123 | 1-n PDF-Dateien im Verzeichnis "Original" | 1-n PDF-Dateien im Verzeichnis "bearbeitet" mit zusätzlich erzeugtem Titelblatt | 1-n PDF-Dateien aus dem Verzeichnis "bearbeitet" werden für die Präsentationsplattform zu 1 PDF-Datei zusammengefasst | --- | --- |
4. Übernahme bereits vorhandener Bestände (Altdaten)
4.1 Altdatenbestände
Beschreibung der Altdatenübernahme (zum Zeitpunkt der Erstübernahme bereits vorhandener Bestand)
| Bestands-ID | Übernahmeverfahren |
|---|---|
| manuell/automatisch |
4.2 Datentransfer
| Transferart | Übermittlungsdatum | Speicherort |
|---|---|---|
| SFTP/Versand von Festplatte | DD.MM.YYYY | |
4.3 Updates von bereits archivierten Beständen
Es gibt folgende Szenarien für Updates von bereits archivierten Beständen. Die Liste ist in Rücksprache mit dem Team Langzeitarchivierung erweiterbar.
- Austausch von Inhaltsdaten durch Versionen in besserer Qualität
- Metadatenupdates
- Fehlerkorrekturen in den Inhaltsdaten
| Ursache | Versionierung oder Ersetzen des vorhandenen AIPs? | Information der TIB durch | Prozess | Uploadverzeichnis |
|---|---|---|---|---|
Austausch von Inhaltsdaten durch Versionen in besserer Qualität | Versionierung | |||
Metadatenupdates | ||||
| Fehlerkorrekturen in den Inhaltsdaten |
5. Übernahme von neu eingegangenen Beständen (Neuzugänge)
5.1 Neuzugänge
Beschreibung der Übernahme der Neuzugänge und des Übernahmeverfahrens (Übernahme in einem festgelegten zeitlichen Turnus von seit der Erstübernahme hinzugekommenen Beständen)
Übernahmeturnus: täglich/wöchentlich/monatlich/quartalsweise/halbjährlich/jährlich (Unzutreffendes löschen)
| Bestands-ID | Übernahmeverfahren |
|---|---|
| manuell/automatisch |
5.2 Datentransfer
| Transferart | Übermittlungsdatum | Speicherort |
|---|
6. Erhaltungslevel
Beschreibung der vorhandenen Erhaltungslevel und Zuordnung der Erhaltungslevel zu den einzelnen Beständen
Folgende Erhaltungslevel wurden vereinbart. Einschränkungen gelten für passwortgeschützte Dateien. Verhindert der Passwortschutz Bestandserhaltungsmaßnahmen, kann für diese Dateien nur Bitstream Preservation gewährleistet werden. Passwortgeschützte Dateien sind von der abgebenden Stelle zu identifizieren und dem Team Langzeitarchivierung der TIB bei der Datenübergabe zu melden. Sie werden im Langzeitarchivierungssystem mit entsprechenden Metadaten gekennzeichnet.
| Erhaltungslevel | Beschreibung | Betrifft |
|---|---|---|
| Full preservation | Erhaltung des Datenstromes und des Inhalts durch Bestandserhaltungsmaßnahmen | Dateien ohne Passwortschutz |
| bit preservation | Erhaltung des Datenstromes | Dateien mit Passwortschutz |
| Bestands-ID | Erhaltungslevel |
|---|---|
| full preservation / bit preservation / gemischt |
| Bestands-ID | Verzeichnisname für pw-geschützte Dateien | Pfad |
|---|---|---|
7. Reporting
Beschreibung der Bestandteile von Reports und der Häufigkeit von Reports
Report nach Datenübernahme
Der Report wird jeweils für eine übermittelte Datenlieferung erstellt. Bei Bedarf kann ein Report pro Bestands-ID erzeugt werden.
| Paketname | SIP-ID im System | Status |
|---|---|---|
Report im laufenden Betrieb
Bei Bedarf kann ein Report über die Bestände oder Teilbestände der abgebenden Stelle im laufenden LZA-Betrieb erstellt werden. Die gewünschten Inhalte sind mit dem Team Langzeitarchivierung der TIB abzusprechen.
8. Export
Pakete können aus dem LZA-System exportiert werden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- vollständiger Export eines Paketes mit allen Repräsentationen inklusive aller Metadaten in Form einer METS-XML
- Export einzelner Repräsentationen inklusive aller Metadaten in Form einer METS-XML
Die abgebende Stelle definiert die gewünschte Form des Exports für einzelne Pakete.
Die Pakete werden in der Struktur exportiert, in der sie geingested wurden. Der Export eines einzelnen AIP basiert auf dem Element "File Original Path". Auf dieser Basis wird die Original-Verzeichnisstruktur beim Export rekonstruiert. Die Zusammenfassung von Paketen zu Teilbeständen erfolgt basierend auf den vergebenen Metaten in der Ingest-Parametrisierung, so dass die Strukturierung in Teilbestände beim Export erhalten bleibt.
Im Falle eines Exportes der vollständigen Bestände eines Dienstleistungsnehmers aus dem digitalen Archiv der TIB regelt der Vertrag die entsprechenden Fristen und Vorlaufzeiten.